Jelaskan cara mencetak laporan dan grafik?

Mencetak Laporan dan Grafik
Setelah kita menyelesaikan pembuatan laporan, maka langkah berikutnya adalah mencetak laporan tersebut ke kertas. Namun sebelum kita mencetak dokumen kita, maka kita sebaiknya melakukan pengaturan terlebih dahulu terhadap dokumen kita.
a. Menentukan Area Pencetakan
Sebelum melakukan proses pencetakan, sebaiknya kita menentukan terlebih dahulu area pencetakan dokumen kita. Prosedur yang bisa kita gunakan adalah sebagai berikut.

1.  Aktifkan buku kerja pada file Latihan-20.xlsx dan pilih lembar kerja yang akan dicetak.
2. Sorot range yang akan dicetak, misalnya range A1:E8
3. Pada tab Page Layout, kemudian di dalam Group Page Setup, klik tombol Print Area, kemudian pilih Set Print Area .
4. Lembar kerja yang di sorot/dipilih akan dibatasi dengan garis putusputus.

Menentukan Area Pencetakan

5) Untuk menampilkan hasil Set Print Area, gunakan tab View, kemudian di dalam Group

     Workbook Views, klik tombol Page Break Preview .
6) Di layar akan terlihat tampilannya

Tampilan Page Break Preview

7) Untuk menghapus batasan pencetakan tersebut di atas, gunakan tab Page Layout dan dalam
     Group Page Setup, klik tombol Print Area, kemudian pilih Clear Print Area .
b. Menentukan Batas Margin PencetakanUntuk menentukan batas margin pencetakan, gunakan cara sebagai berikut.
1) Aktifkan laporan yang akan diatur batas marginnya.
2) Pada tab Page Layout, kemudian di dalam Group Page Setup, klik ikon Margins.
3) Di layar akan terlihat daftar pilihan margin.
4) Klik salah satu pilihan batas margin yang tersedia dalam daftar, misalnya Narrow
 

Memilih Batas Margin

c. Mengatur Orientasi Kertas
Untuk mengatur orientasi kertas yang akan digunakan dalam pencetakan laporan, maka gunakanlah cara berikut ini.
1) Aktifkan laporan yang akan diatur batas marginnya.
2) Pada tab Page Layout, kemudian di dalam Group Page Setup, klik ikon Orientation.
3) Pada daftar pilihan orientasi, klik salah satu pilihan yang ada yaitu Portrait atau Landscape

Memilih Orientasi Pencetakan

a) Pilihan Portrait untuk menentukan orientasi kertas menjadi posisi tegak.
b) Pilihan Landscape untuk menentukan orientasi kertas menjadiposisi mendatar.
d. Mengatur Ukuran dan Jenis Kertas

Untuk mengatur ukuran dan jenis kertas, maka gunakanlah cara berikut ini.
1) Aktifkan laporan yang akan diatur batas marginnya.
2) Pada tab Page Layout, kemudian di dalam Group Page Setup, klik ikon Size .
3) Di layar akan terlihat daftar ukuran kertas.
4) Pilih salah satu ukuran kertas sesuai dengan keinginan, misalnya klik A4.

Memilih Ukuran Kertas

5) Klik OK.
e. Menampilkan Hasil Cetakan di Layar (Print Preview)
Sebelum mencetak ke printer, sebaiknya tampilkan hasil cetakan di layar monitor. Untuk menampilkan hasil cetakan di monitor, gunakan cara berikut

1.  Aktifkan dokumen yang akan diatur batas marginnya.
2. Klik Microsoft Office Button , kemudian arahkan pada pilihan Print dan klik pilihan Print Preview
3.  Lakukan pengaturan sesuai dengan keinginan, baik margin, maupun pengaturan lain sesuai dengan keinginan
4.  Apabila tampilan telah sesuai dengan keinginan, maka laporan tersebut siap dicetak ke printer.
5. Anda dapat menggunakan beberapa tombol pada tampilan Print Preview.
6.  Klik Close Print Preview untuk menutup jendela Print Preview dan kembali ke lembar kerja laporan.

Tampilan Print Preview

f. Mengatur Margin
Apabila batas-batas margin yang tersedia tidak ada yang sesuai dengan keinginan, maka gunakan cara berikut ini.
1) Pada tab Page Layout, kemudian di dalam Group Page Setup, klik ikon Margins.
2) Pada daftar pilihan margin, klik Custom Margins.
3) Di layar terlihat kotak dialog Page Setup, dengan pilihan tab Margins.
4) Tentukan jarak batas margin sesuai keinginan dengan cara klik drop down atau ketik nilai

     pada bagian yang diinginkan, yaitu :
a) Top, untuk menentukan batas margin atas.
b) Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
c) Left, untuk menentukan batas margin kiri.
d) Right, untuk menentukan batas margin kanan.
e) Header, untuk menentukan batas margin untuk header.
f ) Footer, untuk menentukan batas margin untuk footer.
g) Gutter position untuk memilih letak gutter [penjilidan].
5) Klik OK

Kotak Dialog Page Setup - tab Margins

g. Mencetak ke Printer
Hasil akhir pekerjaan harus kita cetak ke kertas, agar laporan kita bisa di baca oleh orang lain dengan leluasa. Untuk mencetak pekerjaan atau laporan  adalah sebagai berikut :

1. Aktifkan laporan/dokumen yang akan dicetak.
2.  Klik Microsoft Office Button , kemudian arahkan pada pilihan Print dan klik pilihan Print atau tekan tombol Ctrl+P.
3. Di layar akan terlihat kotak dialog Print
4.  Pada bagian Name, tentukan atau pilih jenis printer yang digunakan, misalnya HP Deskjet 3920.
5.  Pada bagian Print range, tentukan halaman yang akan Anda cetak, misalnya klik pilihan All.

Kotak Dialog Print

a) All digunakan untuk mencetak seluruh halaman lembar kerja.
b) Page(s) From digunakan untuk menentukan halaman awal yang akan dicetak sedangkan
    To digunakan untuk menentukan halaman akhir. Misalnya pada From berisi 2 dan pada
     To berisi 4, maka halaman yang dicetak adalah halaman 2 hingga halaman 4.
6) Pada bagian Print What digunakan untuk menentukan pilihan data yang akan dicetak. Anda\
    klik pilihan Active sheet(s).
a) Selection digunakan untuk mencetak range tertentu yang ditandai/disorot.
b) Active sheet(s) digunakan untuk mencetak seluruh isi lembar kerja yang aktif.
c) Entire Workbook digunakan untuk mencetak semua lembar kerja yang memuat data pada
    buku kerja yang bersangkutan.
7) Tentukan jumlah salinan cetakan pada pilihan Number of copies, misalnya Anda isi dengan
    2, maka satu halaman akan dicetak 2 lembar.
8) Apabila akan mencetak lembar kerja atau laporan pada file tertentu, maka klik pilihan Print
     to file9) Apabila Anda akan melakukan pengaturan lain, klik tombol Properties.
10) Di layar terlihat kotak dialog Properties, kemudian lakukan pengaturan sesuai keinginan.
11) Siapkan kertas secukupnya pada printer.
12) Pastikan printer yang akan digunakan dalam pencetakan telah siap (ready).
13) Klik OK.
14) Tunggu beberapa saat hingga proses pencetakan selesai dilakukan